自分のパソコンにデータを保存するとき、何らかのルールを設けていますか？ コンピュータ上にはファイルを置くためのディレクトリ（フォルダ）をかなり自由につくることができるので、 ある基準に従ってファイルを分類し、同じグループのファイルは同じディレクトリに、 という方法を採っている方が多いと思います。

ただ、はじめはルールどおりに使おうと思っても、 ルールに当てはまらないものがたくさん出てきて、気がつけば多くのデータが放置されていたり、 「その他」などというフォルダを作って、そこに全部入っているという状態に陥りがちです。 逆に、細かくルールを設定しすぎて、時間が経ったときにそのルールを忘れてしまったり、 どこにどのデータを格納したかがわかりづらくなったりしてしまいます。

これらと同じことが、ファイルサーバーで起こったらどうでしょう？ 人数が多くなればなるほど、扱うファイルの数も多くなり、その分例外も大量に発生します。 おまけに人によってファイルの分類基準が異なるわけですから、結局収集がつかなくなり、 データの共有で効率的に業務が進む、という目標が遠のいてしまいます。 これもデータを共有できるがゆえの問題といえます。

こういった問題はどのように解決するかが、ファイルサーバーの使いこなしのために重要なプロセスになります。 例えば、会社の共用ラックや本棚をどのようなルールで使っているか、 社内の共用スペースのルールなどを参考に考えてみるという手もあります。 この問題に関しては、ファイルサーバーを使っている人の人数や、使用方法によって変わってきます。 それぞれの環境に応じた解決策を見つけて運用を行って欲しいと思います。